A CRISE E A GESTÃO DO TEMPO

Se alguém achava que a crise não ia chegar aqui no Brasil, com os números das últimas semanas quebrou a cara. O emprego teve a maior queda da indústria em 8 anos, as empresas estão demitindo, os investimentos estão mais escassos, o crédito anda mais caro apesar das ações do governo e muito CEO está andando bem quietinho para tentar fazer o resultado aparecer neste ano. A única coisa que passa totalmente ilesa com a crise é a imagem do nosso idolatrado presidente Lula, que provavelmente quando nasceu, não recebeu talco na bunda, mas teflon pelo corpo todo, pois nada pega nele, conseguindo 84% de aprovação na pesquisa CNT/Sensus no meio de toda essa turbulência! (Mas eu gosto e compartilho do seu otimismo.)

As empresas de grande porte foram as primeiras a sentirem o problema, muitas estavam tão inchadas que as primeiras saídas foram às demissões em massa. A Microsoft, pela primeira vez na história, vai demitir quase 6 mil pessoas, a Nissan deve cortar 20 mil pessoas e por ai vai.


Claro que uma parte dessas demissões é apenas resultado de má gestão no passado que ficou muito mais acentuada em tempos de recursos escassos. Seja por gestão ou por crise, todo esse processo levará as empresas, de qualquer porte ou qualquer tamanho a olhar para seu próprio umbigo e perguntar: como podemos tornar nossas operações mais produtivas? Como podemos fazer mais (ou o mesmo) com menos pessoas? Como garantir a execução da estratégia em mares violentos?





Se você acha que o trabalho vai diminuir porque estão demitindo, se prepare. Muitas empresas estão cortando departamentos pela metade, mas o trabalho não vai ser cortado na mesma proporção. Mais trabalho com menos gente, é igual a menos tempo, mais estresse e menos qualidade de vida. E o pior é que tudo isso de forma silenciosa, pois no meio dessa crise, ninguém vai ficar reclamando de sobrecarga, afinal é melhor estar cheio de coisas para fazer do que ter férias forçadas em casa.

A alta direção, os gestores e o pessoal de recursos humanos precisam ficar extremamente atentos a essa situação. Um ritmo desses pode prejudicar demais a produtividade da empresa e levar à perda de pessoas estratégicas (como estou vendo nessas últimas semanas). É um momento crucial de se usar o tempo com sabedoria.

Isso envolve a correta seleção de reais e verdadeiras prioridades, ensinar a equipe a usar o tempo de forma eficaz, aprender a minimizar o volume de reuniões, aumentar o resultado das reuniões necessárias entre outros. Uma pesquisa da AOL/Salary.com mostrou que um funcionário chega a gastar 2hs/dia em pura perda de tempo. Multiplique essas horas pelo valor hora da sua equipe e imagine o custo desse uso ineficaz de tempo.

Na maioria dos casos, a culpa por esse desperdício nem é da equipe. É a falta de conhecimento sobre métodos práticos para gestão do tempo pessoal e do líder em definir realmente o que deve ser focado, e o que deve ser tirado da agenda.

As empresas não medem o custo da improdutividade, mas se fizessem um pequeno levantamento perceberiam que muitas vezes ao invés de simplesmente demitir, é possível reduzir custos e aumentar a produtividade, olhando para os verdadeiros vilões de gestão: a improdutividade, falta de foco, excesso de urgências irreais, mal uso do e-mail, problemas com reuniões e péssima gestão do tempo.

Em tempos de crise, nunca foi tão necessário e essencial usar o tempo com sabedoria e fazer a empresa dar saltos de produtividade para que as metas saiam do lugar e o impacto dessa crise global seja minimizado. São necessárias doses de trabalho sem estresse, inovação e qualidade de vida!.

Por C. Barbosa, consultor de gestão de tempo.

Who do you think you are?

“We don’t
see things
as they are,
we see
things as
we are.”


(Attributed to Anais Nin, French-born American writer,
1903-1977.)

I thank Businessballs for this courtesy.

2009 já chegou pra você?

ANO NOVO, PRIORIDADES MIL




Depois das promessas de ano novo, das festas e férias, voltar ao escritório não é uma das tarefas mais fáceis e agradáveis para muita gente. Nas primeiras semanas de trabalho do ano, muitas tarefas estão acumuladas, algumas urgências já estão gritando e a sensação de estresse e correria começam a aparecer.

Se você é uma dessas pessoas que se identifica com o cenário acima e está tentando organizar o seu trabalho e cumprir a sua agenda, não se desespere, é possível organizar seu tempo e colocar sua agenda em dia.

Você precisará reservar um tempinho para se planejar, utilizando uma agenda ou software de sua preferência para escrever tudo que deve ser feito. Se você não consegue mensurar tudo que deve ser feito, fica impossível gerenciar seu tempo, então, não negligencie a anotação das suas prioridades. Nunca deixe na cabeça o que deve ser feito. Para ajudá-lo em seu planejamento e aliviá-lo das mil prioridades e pendências a resolver, sugiro algumas formas de organização:


Foque nas Urgências – A maioria dos cursos de administração de tempo dá o equivocado conselho de focar primeiro no importante e depois na urgência. Na prática, se você fizer isso vai matar sua agenda, pois urgências não resolvidas crescem e tomam conta do seu tempo. Foque em resolver tudo que for problema de uma vez, para depois ter tempo de trabalhar no importante. Mas cuidado, isso não pode ser um estado permanente, ou indicará a existência de algo muito errado com seu planejamento e ai essa dica será invalidada.





Planejamento x Priorização – Esses dois termos ainda causam uma certa confusão e algumas dúvidas sobre sua aplicação. Dia não se planeja, se prioriza! O que se planeja é o futuro, a antecedência para prevenir que as coisas se tornem urgentes. Planejar o dia é uma ilusão, pois é impossível evitar que as circunstâncias e urgências ocorram tentando planejá-las em cima da hora. O planejamento deve ser feito para no mínimo três dias para frente do dia atual. O dia é resultado desse planejamento prévio e deve ser priorizado, com uma ordem numérica de execução de tudo que deverá ser feito.




Cuide do seu e-mail – Se você voltou de férias, seu e-mail deve estar lotado. Então, é necessário reservar de 1 à 3 horas para lidar com ele. Neste período, tenha em mente o objetivo de ESVAZIAR sua Caixa de Entrada. Para isso só existem 3 alternativas possíveis para cada e-mail: MOVER (informações importantes para pastas específicas) ; AGIR (crie tarefas ou reuniões, com datas específicas do que precisa ser feito e delete o e-mail) ; LIXO (se não servir para nada, apague o e-mail, sem dó!).


Deixe de lado o ritmo de férias – Se você ainda está no ritmo de festas, praia e comemoração, talvez possa ser prejudicado pela preguiça e pela procrastinação, isto é, acaba deixando tudo para depois. Realmente leva um tempo para voltar ao ritmo habitual, por isso comece priorizando as coisas mais fáceis, simples e de rápida execução. Isso vai ajudar você a começar a entrar no ritmo.


Não perca tempo, mas não pegue pesado – Na volta das férias, atividades circunstanciais (aquelas que não trazem resultados, só fazem você perder tempo) como navegar na internet à toa, fofoquinhas com colegas de trabalho, brincadeiras, etc, causam desvio de atenção ao profissional. Uma vez perdido seu foco, leva-se muito tempo para voltar à plena concentração e dar continuidade à tarefa com êxito. Quanto mais focado estiver, melhor será o resultado do seu trabalho e mais produtivo será o seu dia. Agora no começo, não pegue pesado com você, não lote seu dia de atividades, distribua atividades de lazer ao longo da semana, procure retomar aos poucos seu ritmo.


Coloque entre as suas metas de ano novo ser mais produtivo e aproveite o seu tempo com sabedoria. Administrar bem seu tempo é ter maior disposição, mais qualidade de vida e mais realizações para você!

Por C.Barbosa